Meetings, interne en externe communicatie, overleg en de vele andere vormen van interactie zijn niet meer weg te denken in het bedrijfsleven van vandaag. Maar ze kunnen al snel de dagelijkse bedrijfsvoering overheersen. Het is dan ook belangrijk dat overlegfora efficiënt worden ingericht.
De VARIO module TOOLBOX EN VERSLAGGEVING maakt het inplannen en structureren van overlegmomenten mogelijk. Dit geldt voor de managementmeetings of kwaliteitsoverleg maar ook voor de toolboxmeetings en projectvergaderingen. De deelnemers worden via VARIO uitgenodigd en voorzien van alle relevante informatie die door u van tevoren wordt geselecteerd zoals documenten of handouts. U kunt tevens uw planning in VARIO opmaken en de daadwerkelijke presentie na afloop van de vergadering/toolbox in VARIO verwerken. De uit te voeren acties kunnen tijdens of na het overleg worden opgesteld. Ook hier stuurt VARIO de juiste personen aan.
Met VARIO TOOLBOX EN VERSLAGGEVING brengt u structuur in uw communicatieproces en haalt u meer uit uw overleg.
VCA gecertificeerde bedrijven zijn verplicht om gestructureerd zogenaamde “toolboxmeetings” te organiseren. Een toolboxmeeting is een vorm van een kort en doeltreffend werkoverleg waarin veiligheid, gezondheid of milieu centraal staat. Het principe van toolboxmeetings is dat ze gehouden worden op de werkplek met betrokken medewerkers. Door middel van een korte tekst of presentatie wordt een discussie gestimuleerd die de mensen aanzet tot nadenken over het veilig handelen tijdens het uitoefenen van hun dagelijkse werkzaamheden. De feedback die hierbij door de werknemers gegeven wordt, kan van groot belang zijn voor de preventieadviseur. Daarnaast biedt VARIO de mogelijkheid tot het verifiëren van de aanwezigheid door de e-toolbox functionaliteit.
Met VARIO krijgt u een overzicht van alle overlegmomenten per maand, datum of onderwerp. U kunt gegevens ophalen over de aanwezigen, opmerkingen en eventueel gekoppelde acties.
VARIO helpt u om op een praktische manier toolboxmeetings te houden met uw medewerkers.
VARIO genereert automatisch het maand- of kwartaalverslag en gaat op zoek in alle modules naar de elementen die in het desbetreffende verslag moeten komen. Door de integratie van de nodige facetten van uw onderneming binnen VARIO, bespaart de maand- en kwartaalrapportagefunctie u heel wat tijd. Bij het afdrukken verschijnen tevens automatisch de naam van de persoon die het maand- of kwartaalverslag opgemaakt heeft en de persoon die het verslag moet goedkeuren. Actiepunten en items ter opvolging worden met VARIO middels email verzonden naar de verantwoordelijken. Ook een automatisch Intern Audit verslag voor VCA behoort tot de mogelijkheden.
Voordelen:
- Planning van uw meetings, overlegmomenten;
- Opmaak agenda en verslag vanuit VARIO;
- Afsluiting met acties gekoppeld aan verantwoordelijken door VARIO;
- Automatische opmaak maand en kwartaalrapportages;
- E-toolbox verifieert aanwezigheid;
- Automatische Interne audit VCA.