Vario Online

 

VARIO
VARIO

VARIO ONLINE is specifiek ontwikkeld om bedrijven te ondersteunen bij hun veiligheids-, gezondheids-, kwaliteits- of milieubeleid. VARIO is een systeembenadering: PLAN, DO, CHECK, ACT en kan op afstand worden geaudit. Het systeem werkt “in the cloud“ en is te allen tijde via internet toegankelijk voor al uw werknemers.

U bepaalt wie wat te zien krijgt in het systeem en VARIO zorgt ervoor dat uw medewerkers toegang hebben tot de meest actuele gegevens. Twee keer per dag wordt een back-up van uw data gemaakt binnen een beveiligde omgeving. Maar ook uw gegevens in VARIO zijn beveiligd tegen derden. VARIO is modulair opgebouwd waardoor u kunt bepalen welke modules voor uw bedrijf relevant zijn. VARIO is dus een uiterst efficiënt systeem om de certificeringen zoals VCA, ISO9001, OHSAS te behalen en/of te behouden. Kortom, VARIO neemt werk van u uit handen en zorgt ervoor dat u te allen tijde in-control bent.

 

VARIO FRAMEWORK is het fundament van VARIO. Het is de drager van alle modules van VARIO. Het framework omvat de technische bouwstenen van de software voor het maken van schermen en rapporten, voor het instellen van gebruikers, rollen en toestemmingen, voor het integreren van web services en meer. Het is uitermate geschikt voor gebruik via internet, zowel via een tablet als via de PC. De applicatie framework staat ten dienste van al onze klanten waarop er voldoende capaciteit beschikbaar voor een permanente verbetering en uitbreiding van het systeem. In het abonnement zijn de ondersteuning en de updates inbegrepen. Deze bouwdoos, het framework, is ontwikkeld door de jaren heen en is met de tijd mee geëvolueerd. Op die manier garanderen wij de continuïteit van VARIO waardoor het rendement op de gemaakte investering verzekerd is voor de klant.

Het correct en compleet uitvoeren van taken en de tijdige afronding hiervan zijn van groot belang voor uw onderneming. Workflow processen kunnen monitoren en bijsturen is dan ook noodzakelijk voor effectief management. Het kan kostbare interne en externe gevolgen hebben als niet tijdig gesignaleerd wordt dat workflow procedures zijn vastgelopen of vertragen. Dit kan gebeuren door technische, organisatorische of functionele problemen. Een organisatie is dan ook zeer gebaat bij een goed beheer van het workflow systeem.

Met VARIO krijgt u een duidelijk zicht op alle afgesloten en openstaande acties, de status en de medewerker(s) die met de afhandeling bezig zijn. U krijgt een visuele weergave van de vooruitgang binnen het vervolgproces. Op die manier kunt u eenvoudig deadlines stellen en bewaken.

De doelen die u wilt bereiken worden afgeleid van uw missie en visie. Van hieruit wordt een strategie bedacht om deze tot een goed einde te brengen. Doelstellingen zijn tastbare resultaten die worden nagestreefd om de missie, visie en strategie van de organisatie te verwezenlijken. VARIO helpt u om uw doelstellingen SMARTi te definiëren: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden en inspirerend. VARIO zorgt ervoor dat de door u opgestelde acties voor het behalen van de doelstellingen bij de juiste personen terecht komen. Door een click op de knop kunt u maand en/of kwartaalrapportages voorbereiden waarop onder andere de status van de doelstellingen wordt weergegeven.

De actielijst wordt niet alleen vanuit de doelstellingen maar ook vanuit bijna elke module aangestuurd. Binnen VARIO starten bepaalde acties workflows op en genereren vervolgacties. Zo kunt u taken toewijzen aan specifieke personen of functies: de gebruikers krijgen deze taken toegewezen naarmate het proces vordert.

U kiest zelf hoe u uw acties wilt opvolgen en hoe u uw medewerkers wilt aansturen, VARIO zorgt er in ieder geval voor dat de actieverantwoordelijke per mail wordt verwittigd. Iedere medewerker heeft daarnaast beschikking tot een persoonlijk actiedashboard. VARIO zorgt ervoor dat iedereen binnen uw onderneming weet wat en wanneer van hem/haar wordt verwacht. U heeft een overzicht van alle ontwikkelingen binnen uw onderneming zoals ongevallen, opleidingsbeheer, projectplannen enzovoort. Op basis hiervan kunt u eenvoudig in VARIO een planning opmaken en acties prioriteren; VARIO zet elke actie, op basis van de streefdatum, automatisch voor u op de juiste volgorde. De beschikbare filters kunnen in VARIO de actielijsten voor u op maat maken. Vervolgens genereert VARIO met één klik een print-out, wat u bijzonder veel tijd en administratie bespaart.

Voordelen:

  • Eenvoudig genereren van acties en workflows.
  • Volledig overzicht van afgesloten en openstaande acties;
  • Duidelijke visuele weergave van de voortgang binnen het proces;
  • Eenvoudige en effectieve bewaking van deadlines;
  • SMARTi genereren van doelstellingen;
  • Toewijzing van taken mogelijk aan personen of functies;
  • Bewaken van doelstellingen in een maand en/of kwartaalverslag.

 

U bent een ondernemer en u kijkt naar de toekomst. Maar zonder de steun van uw werknemers komt u daar niet. U zet dan ook alles op alles om een langdurige werkrelatie met hen op te bouwen. Gegevens van de werknemers bijhouden is essentieel voor de goede werking van een onderneming. Een goed personeelsbeheer vergt echter heel wat tijd. Hoeveel lijstjes moet u openen om te weten wanneer een medewerker in dienst is gekomen, wanneer hij/zij een medische keuring onderging, welke taken behoren tot de functie van die medewerker of wanneer hij/zij welke opleiding heeft gevolgd? Deze module biedt een oplossing. Het raadplegen van personeelsgegevens uit beschikbare rapportages is een fluitje van een cent.

Met VARIO krijgt u met één klik een overzicht van al uw personeelsleden, hun functieprofielen, opleidingen, vaardigheden, taken etc.

Ook andersom werkt de module Personeelsbeheer in uw voordeel: taken worden eenvoudig toegewezen aan personen of functies, personen worden automatisch via e-mail verwittigd, alle functies worden duidelijk omschreven, een organigram wordt automatisch opgebouwd. VARIO biedt tevens de mogelijkheid tot het opbouwen van het personeelsdossier en het koppelen van standaardformulieren aan de werknemers. Ook de functieomschrijvingen worden in de deze module opgemaakt met alle daaraan gekoppelde informatie (verantwoordelijkheden, bevoegdheden, taken, risicoanalyses, PBM’s, instructiekaarten, competenties, etc).

Er bestaat tevens een mogelijkheid om standaardformulieren te koppelen aan functies. De personeelsgegevens worden per werknemer bijgehouden zoals: de resultaten van ontvangen beoordelingen, de ontvangen PBM’s, functiehistorie, de gevolgde opleidingen, de gekoppelde taken en de bijbehorende risicoanalyses. Op die manier wordt u ontlast door VARIO en wordt uw personeelsbeheer volledig gestroomlijnd om uw kostbare tijd te besparen.

Voordelen:

  • Eenvoudige toewijzing taken aan personen en/of functies;
  • Duidelijk overzicht openstaande taken per persoon;
  • Automatische e-mailverwerking;
  • Duidelijke functieomschrijvingen en werknemershistorie;
  • Opbouw digitaal personeelsdossier;
  • Koppelen van standaardformulieren aan personen en/of functies;
  • Geautomatiseerde functieomschrijvingen en organigram;
  • Alle data binnen 1 omgeving beschikbaar.

De VARIO module Bibliotheek biedt oplossingen voor het beheer van al uw documenten en gegevens. Steeds complexere wetgevingen, normeringen en richtlijnen hebben in het verleden tot een overvloed aan documenten, procedures en formulieren geleid. In onze huidige bedrijfscultuur streven we naar een toegankelijkere vorm van documentenbeheer waarbij informatie kort, krachtig en efficiënt ter beschikking wordt gesteld. Een goed beheer van uw documentatie en data zorgt voor structuur, duidelijkheid en eenvoudige toegankelijkheid van gegevens.

VARIO bouwt samen met u een documentenstructuur op waarin u zelf kunt bepalen wie welke documenten kan, mag en moet raadplegen.

Om nog meer structuur te bieden kan er op een deel van uw documenten een geautomatiseerd versiebeheer van toepassing zijn. Het reviseren, archiveren en vrijgeven van documenten kan volledig in VARIO gebeuren. Door middel van workflows en toegekende verantwoordelijkheden worden documenten alleen door de juiste personen aangepast en zullen ook de noodzakelijke medewerkers worden geïnformeerd indien bepaalde procedures of documenten worden veranderd.

Voor elk document kunt u tevens de wijzigingshistorie opvragen zodat u in één oogopslag de ontwikkeling van uw proces of procedure kunt raadplegen. De combinatie van documentenbeheer, versiebeheer en toegankelijkheid maakt VARIO de ideale oplossing voor zowel de beheerder als de gebruiker.

Voordelen:

  • Informatie overzichtelijk en gestructureerd beheerd;
  • Centraal beheer van al uw documenten;
  • Database voor beheerder/auteur/revisie;
  • Wijzigingshistorie beschikbaar;
  • Database met standaardformulieren, instructies en procedures;
  • Informatiebron voor de gebruiker, proceseigenaar, enzovoort;

Meetings, interne en externe communicatie, overleg en de vele andere vormen van interactie zijn niet meer weg te denken in het bedrijfsleven van vandaag. Maar ze kunnen al snel de dagelijkse bedrijfsvoering overheersen. Het is dan ook belangrijk dat overlegfora efficiënt worden ingericht.

De VARIO module TOOLBOX EN VERSLAGGEVING maakt het inplannen en structureren van overlegmomenten mogelijk. Dit geldt voor de managementmeetings of kwaliteitsoverleg maar ook voor de toolboxmeetings en projectvergaderingen. De deelnemers worden via VARIO uitgenodigd en voorzien van alle relevante informatie die door u van tevoren wordt geselecteerd zoals documenten of handouts. U kunt tevens uw planning in VARIO opmaken en de daadwerkelijke presentie na afloop van de vergadering/toolbox in VARIO verwerken. De uit te voeren acties kunnen tijdens of na het overleg worden opgesteld. Ook hier stuurt VARIO de juiste personen aan.

Met VARIO TOOLBOX EN VERSLAGGEVING brengt u structuur in uw communicatieproces en haalt u meer uit uw overleg.

VCA gecertificeerde bedrijven zijn verplicht om gestructureerd zogenaamde “toolboxmeetings” te organiseren. Een toolboxmeeting is een vorm van een kort en doeltreffend werkoverleg waarin veiligheid, gezondheid of milieu centraal staat. Het principe van toolboxmeetings is dat ze gehouden worden op de werkplek met betrokken medewerkers. Door middel van een korte tekst of presentatie wordt een discussie gestimuleerd die de mensen aanzet tot nadenken over het veilig handelen tijdens het uitoefenen van hun dagelijkse werkzaamheden. De feedback die hierbij door de werknemers gegeven wordt, kan van groot belang zijn voor de preventieadviseur. Daarnaast biedt VARIO de mogelijkheid tot het verifiëren van de aanwezigheid door de e-toolbox functionaliteit.

Met VARIO krijgt u een overzicht van alle overlegmomenten per maand, datum of onderwerp. U kunt gegevens ophalen over de aanwezigen, opmerkingen en eventueel gekoppelde acties.

VARIO helpt u om op een praktische manier toolboxmeetings te houden met uw medewerkers.

VARIO genereert automatisch het maand- of kwartaalverslag en gaat op zoek in alle modules naar de elementen die in het desbetreffende verslag moeten komen. Door de integratie van de nodige facetten van uw onderneming binnen VARIO, bespaart de maand- en kwartaalrapportagefunctie u heel wat tijd. Bij het afdrukken verschijnen tevens automatisch de naam van de persoon die het maand- of kwartaalverslag opgemaakt heeft en de persoon die het verslag moet goedkeuren. Actiepunten en items ter opvolging worden met VARIO middels email verzonden naar de verantwoordelijken. Ook een automatisch Intern Audit verslag voor VCA behoort tot de mogelijkheden.


Voordelen:

  • Planning van uw meetings, overlegmomenten;
  • Opmaak agenda en verslag vanuit VARIO;
  • Afsluiting met acties gekoppeld aan verantwoordelijken door VARIO;
  • Automatische opmaak maand en kwartaalrapportages;
  • E-toolbox verifieert aanwezigheid;
  • Automatische Interne audit VCA.

De module Inspecties en interne audits maakt het mogelijk om inspecties, rondgangen en audits uit te voeren conform eigen planning in bedrijven met verschillende afdelingen, vestigingen of locaties. VARIO biedt tevens de mogelijkheid om de nodige bevindingen te koppelen aan acties, dus SMART te definiëren. De verantwoordelijken ontvangen dan een notificatie via de email. De eventuele bevindingen kunnen binnen de module inspecties en rondgangen worden ondersteund met documentatie zoals foto’s en/of rapporten die vervolgens eenvoudig kunnen worden toegevoegd in VARIO.
Nieuwe veiligheidsvoorschriften, verordeningen of normen kunnen in het systeem worden toegevoegd waardoor u ervan verzekerd bent dat de inspectieformulieren telkens zijn afgestemd op de laatste wetgeving. Met VARIO kunt u bedrijfseigen inspectieformulieren opmaken of deze automatisch genereren door de risicoanalyse te selecteren van de activiteit die geïnspecteerd zal worden. De bevindingen van de rondgangen en inspecties worden door VARIO geanalyseerd en gevisualiseerd door middel van statistieken en grafieken. Zo kunt u op effectieve wijze correctieve en preventieve maatregelen formuleren om bepaalde problemen en trends tijdig aan te pakken.

VARIO laat u toe om bedrijfseigen inspectieformulieren op te maken of deze automatisch te laten genereren door de risicoanalyse te selecteren van de activiteit die geïnspecteerd wordt.

U kunt een volledige auditplanning door VARIO laten opmaken en deze via VARIO communiceren met de interne auditors. De auditor is dan in staat zijn audit voor te bereiden en zal ook via een vastgelegde workflow de auditee kunnen informeren dat een audit zal plaatsvinden. Tijdens de audit biedt VARIO een eenvoudige maar complete structuur die u helpt om nog meer uit uw controle te halen.

Uw bevindingen kunnen door middel van checklijsten of losse vaststellingen in het systeem worden opgenomen. Documenten, procedures en voorbeelden kunnen aan uw auditrapport worden toegevoegd. U kunt al uw non-conformiteiten in een actielijst opnemen en de prioriteiten bepalen. De juiste personen worden door VARIO aangestuurd om bepaalde maatregelen te nemen,

antwoorden te formuleren maar ook vooral om kennis te nemen van de auditbevindingen. Dat laatste is vooral voor de kwaliteitsmanager of HSE-Manager van uw onderneming zeer belangrijk, omdat dit essentiële informatie is om uw onderneming naar een hoger niveau te tillen.

Beheer uw volledige planning, uitvoering, acties en analyse van uw audits met VARIO en behaal maximale resultaten met een efficiënter gebruik van uw tijd.

De kracht van ons systeem zit in het standaardiseren van verantwoordelijkheden in combinatie met een actielijst. VARIO kent uw bedrijf en zal taken automatisch delegeren. Te allen tijde kan men bijsturen, raadplegen en analyseren. VARIO is een intelligent softwaresysteem dat u in staat stelt uw organisatie en uw processen eenvoudiger, praktischer en met meer structuur te beheren.


Voordelen:

  • Structuur voor planning voor het uitvoeren van de interne audits;
  • Overzicht voor de preventieadviseur / kwaliteitsmanager van de status van inspecties/maatregelen;
  • VARIO stuurt de juiste mensen aan;
  • Opvolging non-conformiteiten;
  • De ideale oplossing voor de QHSE-processen binnen uw bedrijf vanwege de geautomatiseerde rapportages;
  • Algemene actielijst die gekoppeld wordt aan een workflow per medewerker;
  • Centraal beheer en uniforme aanpak voor alle afdelingen/vestigingen;

De module Materieel biedt u een eenvoudige oplossing voor uw materieelbeheer. U kunt eenvoudig de aanschaf, het onderhoud en de keuringen van uw materieel (machines en gereedschappen) beheren.

Met VARIO weet u op elk moment waar uw materieel zich bevindt.

U kunt uw materieel extern/intern laten keuren en/of onderhouden. Met VARIO krijgt u een duidelijk overzicht welke artikelen onderhoud behoeven of gekeurd moeten worden. U kunt tevens uw aankoop registreren. VARIO zorgt ervoor dat de medewerkers die hiervoor verantwoordelijk zijn, hiervan op de hoogte worden gebracht en gehouden. U geeft van elk artikel de keuringsfrequentie éénmalig in, waarna VARIO de rest doet. Er kunnen eveneens checklists, onderhouds- of herstellijsten (fiches) worden aangemaakt, bewerkt en worden bijgehouden. Historie wordt geregistreerd dus u kunt achterhalen welk materieel, wanneer en door wie is gebruikt. Verder kunt u een onbeperkt aantal documenten zoals handleidingen, instructiekaarten, keuringen, etc. aan het materieel voegen. Kortom uw materieelbeheer centraal in één systeem.

Verder kunt u een onbeperkt aantal documenten zoals handleidingen, instructiekaarten, keuringen, etc. aan het materieel voegen. Kortom uw materieelbeheer centraal in één systeem.


Voordelen:

  • Accuraat beheer van materiaal (aanschaf, onderhoud, kalibratie en keuringen);
  • Planning van onderhoud/keuringen/kalibratie;
  • Koppeling aan instructiekaarten mogelijk;
  • Duidelijk overzicht van de lopende en uitgevoerde acties;
  • Automatische verwittiging bij vervallen keuringen;
  • Duidelijk overzicht van de lopende en uitgevoerde acties;
  • Automatische verwittiging bij vervallen keuringen;
  • Inkoopbeheer mogelijk;

Goed opgeleid personeel is één van de belangrijkste factoren die een bedrijf succesvol maakt en in staat stelt veilige en kwaliteitsvolle producten en diensten af te leveren. De innovatie op de markt zorgt ervoor dat kennis op gebied van technologie, communicatie en automatisering continue moet worden geactualiseerd. De opleiding en de kennis van het personeel moet constant actueel worden gehouden. VARIO maakt het plannen, organiseren, registreren en evalueren van opleidingen mogelijk. Het opleidingstraject wordt vanuit VARIO van A tot Z met de betrokken deelnemers gecommuniceerd. Deze module biedt ook een oplossing voor het opmaken van uw competentieprofielen. Het stelt u in staat criteria te bepalen voor het behalen van bepaalde competenties en dit te koppelen aan de opleidingen, ervaringen en/of vaardigheden.

VARIO genereert automatisch een competentiematrix en biedt u eveneens de mogelijkheid een duidelijk overzicht van de competenties en opleidingen per afdeling te raadplegen.
Na het invullen van het resultaat van een gevolgde opleiding zal VARIO de nodige updates doorvoeren in de competentiematrix. Via de opgegeven geldigheidsperiode per opleiding zal de module Competenties automatisch de datum van de volgende opleiding per personeelslid in de matrix aanpassen.

Door de opleidingen, scores en resultaten te registreren in VARIO creëert u een digitaal personeelsdossier waarin competentieprofielen gemakkelijk op te zoeken en te beheren zijn. Ook de opleidingssyllabus kan bijgehouden worden in VARIO. Deze module biedt een complete oplossing voor ieder bedrijf dat zijn competentie- en opleidingsbeheer wenst te structureren, standaardiseren en efficiënter te beheren.

Voordelen:

    • Opmaak van competentieprofielen met criteria voor behalen van bepaalde competenties;
    • Opmaak van een opleidingsplan en opvolging;
    • Beheer via competentiematrix (automatische opmaak d.m.v. koppeling aan functies;
    • Opmaak interne aftekenlijsten;
    • Communicatie vanuit VARIO;

Het verzuim, een ongeval of een incident is helaas nog steeds aannemelijk binnen een bedrijf. De gevolgen zijn niet alleen op een financiële vlak maar voornamelijk ook op het fysieke, emotionele en maatschappelijke vlak. Het verzuim, een ongeval of een incident kan zorgen voor een behoorlijke verstoring van uw bedrijfsvoering. Daarom is het belangrijk om voldoende aandacht te besteden en ervoor te zorgen dat het verzuim, een ongeval of een incident kan worden voorkomen. Onderzoek, oorzakenanalyses en preventieve maatregelen zijn de manieren om deze verstoringen binnen uw onderneming te voorkomen. De module Verzuim en Incidenten maakt het gestructureerd registreren en afhandelen van het verzuim, ongevallen en incidenten mogelijk. Naar aanleiding van het verzuim, een ongeval of een incident worden de juiste door u gedefinieerde personen aangestuurd.

Een afwezigheid van een medewerker begint met het verzuim. Het verzuim vloeit voort uit ziekte of een ongeval. Mocht de medewerker ziek zijn geworden, heeft u een aantal verplichtingen in het kader van Wet Verbetering Poortwachter die VARIO voor u borgt. U wordt op de hoogte gehouden van wat van u als werkgever wordt verwacht als u medewerker langdurig ziek wordt. VARIO maakt tevens voor u een overzicht van de ongevalcijfers waarbij de Injury Frequency (IF) automatisch wordt berekend. Daarnaast wordt voor u per periode (maand/jaar) het verzuim als product van ongevallen zichtbaar gemaakt. Daarmee kunt u de ontwikkelingen binnen u bedrijf continue volgen.

VARIO vereenvoudigt uw verzuimmanagement waardoor u meer tijd heeft om te ondernemen.

Een ongeval kan in VARIO eenvoudig worden ingevoerd; het invoeren van het ongeval voldoet aan de eisen van een meldingsplichtig ongeval van de inspectie SZW. Externe documenten zoals foto’s, verslagen en andere relevante documenten kunnen worden toegevoegd aan het dossier.

Elke betrokken partij kan door VARIO op de hoogte worden gebracht zodat het intern ongevallenonderzoek kan plaatsvinden.

Deze module ondersteunt ongeval/incident-onderzoek waarin de oorzaken kunnen worden vastgelegd en de preventieve maatregelen kunnen worden geformuleerd. De maatregelen worden in uw actielijst opgenomen waarna de juiste personen worden aangestuurd voor de uitvoering ervan. Ook uw risicoanalyses kunnen worden aangepast vanuit uw onderzoek. Op die manier blijft ook uw risicoanalyse actueel en volledig.

Om trends op te sporen kunt u in VARIO statistieken bekijken die de verbanden tussen de oorzaken weergeven.


Voordelen:

  • Registratie, behandeling en onderzoek van ongevallen en incidenten in één systeem;
  • Verzuimregistratie en dossieropbouw mogelijk;
  • Sturen van maatregelen via actielijst die de juiste medewerkers aanstuurt;
  • Trendanalyses en statistieken in één oogopslag;
  • Aanpassen van uw risicoanalyses naar aanleiding van het onderzoek;
  • Opmaak van een feitenboom in VARIO;

Een gezonde werkomgeving betekent niet enkel de nodige PBM’s, onderhoudswerkzaamheden of ergonomische eisen in acht nemen, maar ook zorgen voor een goede borging van de persoonlijke gezondheid. Periodieke medische keuringen of onderzoeken zijn in vele gevallen een eis. Van de jaarlijkse oogtest voor de administratieve medewerker tot een volledig lichamelijk onderzoek voor een arbeidskracht met fysiek belastende functies, kan een gestructureerd gezondheidsplan en toezicht voor uw medewerkers de onnodige verzuimdagen door ziekte of lichamelijke klachten helpen te voorkomen.

VARIO zorgt ervoor dat alle medische keuringen en onderzoeken geüpdatet blijven.

Met de VARIO module MEDISCH kunt u uw medische onderzoeken makkelijk registreren en de actualiteit borgen. Zo krijgt u op elk ogenblik een correct overzicht van de geldige en vervallen medische onderzoeken of keuringen per werknemer. Onderzoeksresultaten worden gekoppeld aan de individuele werknemer of hun functie binnen de onderneming.

De verschillende types medische onderzoeken kunnen dan geselecteerd worden als maatregel bij de opmaak van de risicoanalyses.

Om trends op te sporen kunt u in VARIO statistieken bekijken die de verbanden tussen de oorzaken weergeven.


Voordelen:

  • Organiseren van medische keuringen en onderzoeken mogelijk;
  • Koppeling met risicoanalyses;
  • Automatische verwittiging bij verloop van geldigheidsdatum;
  • Overzicht per werknemer.

“Risk-based” QSHE beleid is een term die steeds vaker voorkomt in het bedrijfsleven. Risicoanalyses vormen sinds jaren de basis voor een degelijk HSE-beleid. Ook binnen de kwaliteitsafdeling wordt risicomanagement een belangrijk aspect. In de nieuwe ISO9001:2015 maakt risicomanagement een integraal deel uit van het kwaliteitssysteem. VARIO RISICO ANALYSES maakt het managen van risico’s mogelijk binnen uw onderneming. U bouwt eenvoudig uw risicoanalyses op in VARIO en u kunt deze evalueren en aanpassen. VARIO maakt gebruik van de Fine and Kinney methodiek. Elke aanpassing wordt bijgehouden door het systeem waardoor u een historie opbouwt. Verder kunnen risicoanalyses worden gekopieerd en samengevoegd. U kunt tevens de risicoanalyses faseren in geval bijv. een projectplan waarbij dubbele gegevens eruit worden gefilterd door VARIO.

In VARIO kunnen risicoanalyses aan functies gekoppeld worden waardoor u zelf kunt bepalen wanneer een functie risicovol is.

De koppeling met de modules PBM, MEDISCH en BIBLIOTHEEK maakt het mogelijk om preventieve maatregelen te koppelen aan uw risico analyses. Hier moet u denken aan het dragen van bepaalde PBM’s, het voorzien van een medische onderzoeken en/of het raadplegen van bepaalde procedures.

Daarnaast kunt u ook maatregelen formuleren die uw restrisico’s nog verder helpen verlagen en borgen door daar een actie aan toe te voegen. De betreffende actie wordt vervolgens aan een medewerker gekoppeld en na uitvoering afgesloten.

Alle acties worden centraal weergegeven op uw dashboard wanneer u VARIO opstart.


Voordelen:

      • Uitwerken van risicoanalyses;
      • Wijzingshistorie wordt bijgehouden;
      • Standaardiseren van preventiemaatregelen met koppeling aan modules PBM, BIBLIOTHEEK en MEDISCH;
      • Toegang tot database met risicoanalyse;
      • Risico weging met Fine and Kinney.

Veiligheids- & Gezondheidsplan (V&G-plan) is wettelijk verplicht wanneer bijv. de bouw waarschijnlijk langer duurt dan 30 werkdagen en op enig moment meer dan 20 werknemers tegelijk aan het werk zijn of wanneer een project risicovol is. Aanvankelijk dient een V&G-plan ontwerpfase te worden opgesteld. Dit gebeurt meestal door de coördinator ontwerpfase onder verantwoording van de opdrachtgever. Na gunning moet dit worden aangevuld met informatie over de uitvoeringsfase. De opdrachtgever dient erop toe te zien dat de in de ontwerpfase vastgestelde risico’s door de uitvoerder worden opgepakt en dat er adequate maatregelen worden genomen om deze risico’s zo veel mogelijk weg te nemen.

VARIO bewaart per plan de gegevens over identificatie, organisatie, veiligheid, gezondheid, risicobeheer, noodplan, afspraken en registratie.

Alle aannemers moeten in elk geval op de hoogte worden gebracht van de inhoud van het V&G-plan uitvoeringsfase en,

indien dit voor de betreffende aannemer relevante informatie bevat, tevens het V&G-plan ontwerpfase. VARIO geeft de mogelijkheid het V&G-plan te personaliseren door bedrijfseigen documenten toe te voegen. In VARIO kan tevens onderscheid worden gemaakt tussen project fases. VARIO maakt hiervoor een link naar de module RISICOANALYSES.

Voordelen:

  • Geautomatiseerde opmaak V&G-plan;
  • Koppeling met bestaande risicoanalyses mogelijk;
  • Eenvoudig wijzigen en afdrukken van het V&G-plan;
  • Toegang tot de database van de relevante gepersonaliseerde V&G-documenten ter ondersteuning van het V&G-plan.

Deze module is bedoeld om de uitgevoerde evaluaties in kaart te brengen. De evaluaties worden in het geval van noodprocedures uitgevoerd. U kunt van iedere evaluatie de datum, de uitvoerder, de locatie en eventuele acties raadplegen. Ook een snelkoppeling met uw intern noodplan en uw noodplan op locatie is mogelijk met de module NOODSITUATIES.

Alle documenten, adviezen en actiepunten worden op centrale wijze beheerd en worden overzichtelijk weergegeven. Aandachtspunten, zoals bijvoorbeeld aanpassingen naar aanleiding van een evaluatie, kunnen eenvoudig naar de verantwoordelijke medewerker worden toegestuurd via een actie.

Herinneringen worden automatisch gegenereerd wanneer deze acties niet wordt opgevolgd.

Voordelen:

  • Overzichtelijk en gestructureerd evalueren van de noodprocedures;
  • Planning van de evaluaties in VARIO mogelijk;
  • Kwaliteitsborging door koppeling aan acties.

Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) nemen nog steeds een onmisbare plaats in binnen de hiërarchie van de Arbeidshygiënische strategie. De PBM-toepassingen lopen uiteen, mede hierdoor slagen de organisaties er niet in om een beheerst en een gestructureerd PBM-beleid op te zetten. Het opzetten van een effectief PBM-beleid en daarin de rol van verschillende functionarissen is van essentieel belang voor de veiligheid van eigen personeel. De nodige kennis en informatie betreffende de normen, beschermingsgraad, gebruikte materialen en hun mogelijke toepassingen is van belang om een keuze te kunnen maken voor de juiste PBM.

VARIO voorziet in de nodige middelen om het gebruik van PBM’s te bevorderen. Hier moet u denken aan bijv. het inplannen en verzorgen van een PBM specifieke toolbox.

De VARIO module PBM biedt een duidelijk overzicht van de groepen PBM’s die worden gebruikt binnen uw onderneming. Deze groepen stelt u zelf op of u maakt gebruik van de beschikbare database in VARIO. Vervolgens kunt u in VARIO betreffende PBM’s koppelen aan de relevante functies. In VARIO kunt u eenvoudig een checklist afdrukken met de functie specifieke PBM’s en bijbehorende gebruiksaanwijzingen. De nieuwe werknemer neemt de PBM’s in ontvangst, tekent de afgedrukte checklist die u vervolgens in VARIO kunt koppelen aan betrokkene.

U kunt in VARIO eenvoudig een PBM toevoegen, selecteren, verwijderen of de instructiekaart bekijken.

Door de juiste productkeuze te maken en alle belanghebbenden in het proces te betrekken, wordt het gebruik van verschillende PBM’s eerder geaccepteerd waarmee u effectief de restrisico’s kunt beheersen. VARIO maakt tevens het bijhouden van het verbruik van PBM’s mogelijk wat een bijdrage levert bij het bepalen van de effectiviteit van een bepaalde PBM.

Het standaardiseren van de gebruikte PBM’s en vervolgens deze standaards te koppelen aan de functies, maakt het PBM’s beheer eenvoudig. Die zorg neemt VARIO van u over.


Voordelen:

  • Alle PBM’s en hun eigenschappen centraal in één database;
  • Gestructureerd overzicht van alle PBM’s per functie;
  • Middelen om werknemers te motiveren tot een correct gebruik van PBM’s;
  • Registratie van het verbruik van PBM’s per werknemer;
  • Volledig beheer PBM’s;
  • Opmaken van het PBM ontvangstbewijs;
  • PBM’s database opbouwen of gebruik maken van de PBM’s database uit VARIO.

Binnen de module METINGEN kunt u de planning, de registratie, de opvolging en acties van alle metingen (vereist door o.a. ISO9001) beheren. In geval van afwijkingen kunt u direct een maatregel definiëren en borgen met een actie. De gegevens die uit de metingen in VARIO door u worden verwerkt gaat VARIO verzamelen en opmaken in statistieken zodat de eventuele trends direct voor u zichtbaar worden gemaakt.

Wat voorheen waarschijnlijk manueel gebeurde, wordt met VARIO volledig geautomatiseerd.

Elke soort Meting (Beoordeling, Evaluatie, Enquête of Controle) heeft dezelfde opbouw. De werkwijze is immers identiek. VARIO geeft u een detailoverzicht van de uitgevoerde metingen. Zo ziet u meteen welke metingen (met welke score, afwijkingen op de norm, gekoppelde acties en observaties, etc.) zijn uitgevoerd.

Weet of uw klanten tevreden zijn met uw product en/of service door gebruik te maken van de elektronische klanttevredenheidsenquête. U kunt eenvoudig en gebruiksvriendelijke uw klanten benaderen.

U kunt formulieren voor elke type meting opmaken, deze kunnen worden afgedrukt of geëxporteerd naar Excel, Word of PDF. U kunt dus alle metingen op een hardcopy formulier of direct in het systeem digitaal uitvoeren op bijv. een tablet.

U kunt een selectie maken van de meetpunten die van toepassing zijn op uw bedrijf. De statistieken worden door VARIO op basis van de door u aangegeven meetpunten opgemaakt.

Ook kunt u aan elk meetpunt een gewicht toekennen. Op die manier kunt u per meting een score zwaarder laten wegen waarbij een onderwerp meer invloed heeft op het resultaat dan een ander minder relevant onderwerp binnen dezelfde meting.

Binnen de Statistiek omgeving van de module METINGEN kunt u de trendanalyse per categorie door VARIO laten weergegeven. Hiermee kunt u een beeld krijgen van wat er goed en wat er fout gaat binnen uw bedrijfsvoering. De samenvatting van de trendanalyse toont een tabel met het aantal controles voor elk inspectiepunt en het aantal non-conformiteiten in cijfers en percentage.

VARIO plant wanneer u welke metingen moet uitvoeren en brengt automatisch de verantwoordelijke personen op de hoogte, ook de opvolging van de actiepunten is geautomatiseerd.


Voordelen:

  • Complete planning voor uitvoeren van metingen;
  • Geautomatiseerde verwittiging verantwoordelijken;
  • Koppeling met actielijst mogelijk;
  • Geautomatiseerde opvolging actiepunten en metingen;
  • Gevisualiseerde resultaten en statistieken;
  • Gebruiksvriendelijke trendanalyse;
  • E-klanttevredenheidsenquête.

De VARIO module MILIEU maakt de inventarisatie van uw afvalstoffen, weergave van de taken uit te voeren door de milieuverantwoordelijke en de bijhorende risicoanalyses mogelijk. U kunt alle informatie over de afvalstromen in uw bedrijf centraal beheren, zoals de wijze waarop de afvalstoffen dienen te worden verzameld en opgeslagen, de wijze waarop en door wie de afvalstoffen zullen worden afgevoerd en wie de verantwoordelijke medewerkers zijn voor de uitvoering en de naleving van de volledige procedure. U kunt met enkele klikken een volledige rapportage van uw milieuacties raadplegen en exporteren naar Excel, Word of PDF. Zo bent u ervan verzekerd dat u telkens de meest volledige en actuele informatie voor uw milieuvergunning en/of risicoanalyse eenvoudig ter beschikking heeft.

VARIO helpt u uw milieuvergunning eenvoudig te beheren.

Bedrijven die met gevaarlijke stoffen te maken hebben dienen deze zorgvuldig te beheren. In VARIO kan elke stof worden geïdentificeerd en worden opgenomen in een register om te voldoen aan de Europese en internationale veiligheidsnormen, standaarden en verordeningen.

VARIO kan alle documentatie en procedures gelinkt aan bepaalde stoffen, gassen en mengsels beheren in een centraal systeem

Al uw essentiële informatie wordt centraal beheerd in VARIO om zo een register op te bouwen waarin alle mogelijke risico’s worden beschreven met gevarenklassen, H- en P-Zinnen, symbolen enzovoort. Instructies en PBM’s kunnen per stof gekoppeld worden en zullen zo ook als preventieve maatregel opgenomen worden in uw risicoanalyses. Daarnaast kunt u o.b.v. uw register uw eigen instructiekaart ter beschikking stellen voor uw medewerkers. Deze instructiekaarten zijn vereenvoudigd en gebruiksvriendelijk om op die manier miscommunicatie te voorkomen.

Voordelen:

  • Volledig beheer afvalstromen en gevaarlijke producten mogelijk;
  • Gedetailleerd overzicht met gevaarsymbolen, SDS kaarten, relevante PBM’s etc;
  • Vereenvoudigde instructiekaarten ter beschikking voor uw medewerkers;
  • Koppeling met risicoanalyse en leveranciers mogelijk;
  • Etiketomzetting van RICHTLIJN 67/548/EEG naar CLP.

Arbeidsmiddelen, collectieve- of persoonlijke beschermingsmiddelen etc. moeten regelmatig worden besteld. Vaak zijn er aanvullende eisen op het gebied van veiligheid en gezondheid waar men rekening mee moet houden tijdens de aanschaf. De VARIO module INKOOP ondersteunt u bij de inkoop en de indienststelling van uw goederen en diensten met aandacht voor de vigerende wet- en regelgeving.

Laat VARIO uw bestelbonnen opmaken en afdrukken en koppel uw inkoopprocedure aan deze module voor een correct verloop van al uw inkopen.

Alle bestellingen moeten aan de specifieke VGM eisen voldoen. Hiermee moet u denken aan de aanwezigheid van CE markering en/of er een Nederlandstalige handleiding bij het product aanwezig is. Deze eisen kunt u op de bestelbonnen opnemen en hiermee dus borgen dat u geen extra risico’s loopt.

Alle informatie die u nodig heeft voor het aangekocht materieel kunt u centraal opslaan in VARIO. U kunt vervolgens te allen tijde vanuit een gestructureerd overzicht uw bestellingen raadplegen. Het resultaat is vermindering van de administratieve last zodat u en uw medewerkers meer tijd over houden voor de corebusiness van uw bedrijf.

Voordelen:

  • Alle inkoopgegevens centraal opgeslagen binnen een gebruiksvriendelijke omgeving;
  • VGM eisen aan de bestellingen toevoegen;
  • Overzicht van alle bestellingen;
  • Koppeling met database voor derden via een selectiemenu.

Net zo belangrijk voor uw succes als uw eigen activiteiten, zijn alle stakeholders zoals uw klanten, onderaannemers en leveranciers. In de VARIO module DERDEN kunt dan ook uw contactenlijsten beheren. U kunt deze gegevens bijvoorbeeld koppelen aan de modules zoals V&G PLAN, MATERIEEL, INKOOP, ACTIES/DOELSTELLINGEN.

Derdendatabase is een geïntegreerde database en wordt in VARIO voor meerdere modules gebruikt.

Van iedere stakeholder heeft u de mogelijkheid om binnen VARIO de gegevens van uw contactpersoon toe te voegen. Verder heeft u de mogelijkheid om controlepunten aan bijv. onderaannemers te koppelen om de door u opgestelde kwaliteitseisen te borgen.

Alle benodigde gegevens van uw stakeholders zoals bedrijfs- en bankgegevens worden centraal in één database opgeslagen. Deze gegevens zijn vanuit een gebruiksvriendelijk overzicht raadpleegbaar. Ook de risico’s van ketenaansprakelijkheid kunt u binnen deze module borgen.

Voordelen:

  • Geïntegreerde database met al uw stakeholders;
  • Beheer contactpersonen van uw stakeholders;
  • Borging ketenaansprakelijkheid;
  • Koppeling van gegevens met meerdere modules in VARIO.

Klachtenafhandeling is essentieel voor het behoud van klanten en voor het verbeteren van het product en/of de service. Vanuit de bedrijfsinterne overtuiging dragen klachten bij aan de verbetering van het product. Tevens dient het gecertificeerd bedrijf, vanuit de kwaliteitsnorm, beheerst met klachten om te gaan. Met een goed klachtenbehandelingssysteem is zowel de correcte afhandeling van de klacht als een positief effect op de onderneming verzekerd.

Een correcte klachtenbehandeling heeft ook een positieve invloed op het imago van uw organisatie. Met VARIO beschikt u over een krachtige tool voor uw klachtenbeheer. U registreert, beoordeelt en behandelt de klachten van uw klanten, leveranciers of medewerkers op een eenvoudige manier. Het klachtenregister geeft de actuele status van de klachten weer. U bepaalt de afhandelingstermijn en de klachteigenaar wordt automatisch op de hoogte gebracht. De klachteigenaar kan gemakkelijk de resultaten van het onderzoek registreren en ook de corrigerende maatregelen plannen.

Met VARIO behandelt u effectief alle klachten, leert u uit de klachten, integreert u het klachtenbeheer in uw bedrijfsprocessen en zorgt u ervoor dat juiste middelen worden ingezet voor een hogere klantentevredenheid… allemaal cruciale succesfactoren voor uw onderneming.

Voordelen:

  • Eenvoudig registreren, beoordelen en behandelen van klachten;
  • Bepalen van afhandelingstermijn en klachteigenaar mogelijk;
  • Automatische verwittiging van de klachteigenaar;
  • Doeltreffende aanpak en integratie in bedrijfsproces;

Kwaliteit is naast Veiligheid en Gezondheid en Milieu één van onze drie domeinen waar onze VARIO software van toepassing is.

Efficiënt en correct kwaliteitsbeheer is een absolute vereiste in het bedrijfsleven. De toenemende concurrentie en de steeds strengere product- en diensteisen maken dat een efficiënt en doordacht kwaliteitssysteem noodzakelijk is. Hierbij kan uw bedrijf zelf zijn eisen stellen of kan er gekozen worden voor bepaalde normeringen.

Sommige bedrijven zijn, gezien de aard van hun activiteiten, verplicht om bepaalde kwaliteitsnormen te behalen. Omdat kwaliteit ook een concurrentieel voordeel biedt, kiezen steeds meer bedrijven om volgens een bepaalde kwaliteitsnorm te gaan werken, zoals bijvoorbeeld VCA, ISO9001, OHSAS, EN,…

VARIO biedt u de mogelijkheid om écht iets te ondernemen op vlak van kwaliteit.


Voordelen:

  • Eenvoudig genereren van SWOT analyse;
  • SMARTi genereren van doelstellingen;
  • Online klanttevredenheidsenquête;
  • Doeltreffende aanpak en integratie in bedrijfsproces.